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Partono i controlli sull’attuazione da parte delle aziende e dei professionisti del regolamento GDPR, il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati. La Deliberazione del 6 febbraio 2020, sancisce l’attività ispettiva di iniziativa curata dall'Ufficio del Garante, anche per mezzo della Guardia di finanza. In questo post vedremo come avvengono i controlli relativi alle norme sulla privacy e come prepararsi, quali sono le aziende soggette agli accertamenti ispettivi e quali sono i documenti maggiormente richiesti.

Come avvengono i controlli GDPR

Gli accertamenti ispettivi sono condotti dal Nucleo Speciale Privacy della Guardia di Finanza e, nei casi più gravi, da funzionari del Garante i quali procedono personalmente alle ispezioni. Le ispezioni possono essere annunciate tramite comunicazione a mezzo PEC, spesso il giorno prima dell’ispezione stessa, ma possono anche avvenire a sorpresa. Per questo motivo è opportuno individuare i soggetti preposti alla gestione degli ispettori.
Le attività ispettive possono scaturire sia a seguito di una segnalazione da parte di uno o più soggetti interessati, o d’ufficio, su iniziativa del Garante. Durante suddetti controlli verrà richiesto di comprovare l’accountability, ossia dimostrare di aver attuato misure opportune, efficaci e adeguate per salvaguardare i dati personali trattati. In fase di controllo del Garante, infatti, l’azienda deve saper dimostrare, in maniera logica e documentata, quanto fatto per adempiere alla normativa sulla protezione dei dati personali.

Come prepararsi ai controlli GDPR

È segno di “accountability” che le figure aziendali deputate a relazionarsi con gli ispettori siano pronte al momento dei controlli GDPR, che in genere durano tra i 2 e i 3 giorni. I soggetti in questione saranno: 

Ecco alcuni consigli pratici per affrontare al meglio un’eventuale ispezione:

I documenti richiesti

In un articolo precedente, abbiamo affrontato il tema dei documenti da produrre per la GDPR. Durante un’ispezione privacy vengono, in genere, richiesti i seguenti documenti:

Sanzioni

Nel 2019 le sanzioni legate alle violazioni del GDPR hanno sfiorato i 16 milioni di euro. L’ammontare della multa è calcolato in percentuale rispetto al fatturato globale annuo mondiale di chi tratta i dati e colpiscono anche le grandi piattaforme e società nordamericane che trattano i dati degli europei. Infatti, il regolamento GDPR viene applicato anche a società che non hanno sede in Unione Europea. Le sanzioni terranno conto dei seguenti fattori:

Le violazioni si dividono in due macro categorie. Esse comprendono:

Siamo a disposizione per offrirvi tutta la consulenza necessaria a mettere in regola la vostra azienda dal punto di vista della tutela dei dati e della privacy in vista dei controlli GDPR, in particolare per dotarvi delle procedure e prassi necessarie a dimostrare “accountability”. Per qualsiasi informazione, contattaci. Ci trovi ad Arzignano, in provincia di Vicenza.

Valutazione d’impatto sul trattamento dei dati. In inglese “Privacy impact assessment” (PIA). Sono termini con i quali le aziende dovranno familiarizzare in fretta. Hanno a che fare con il nuovo regolamento europeo sulla privacy, GDPR, che entrerà in vigore il prossimo 25 maggio. Vi abbiamo già spiegato che fra le novità introdotte c’è il principio dell’accountability. Oggi vi spieghiamo che rapporto esiste tra GDPR e PIA.

Il principio dell’accountability

Accountability” è un termine inglese che significa “responsabilità”. Nel mondo anglosassone con questa espressione si indica la responsabilità degli amministratori circa la corretta ed efficace gestione delle risorse. GDPR adotta questo principio introducendo per i titolari la responsabilità di garantire la correttezza delle procedure relative al trattamento dei dati personali, per evitare il rischio di furti o utilizzi indebiti.

Accountability e PIA

L’accountability rappresenta un principio estremamente rigoroso, la cui violazione può comportare pesanti sanzioni. Il nuovo regolamento europeo sulla privacy prevede infatti multe fino al 4% del fatturato di un’azienda. Introdotta dal regolamento europeo sulla privacy 679/2016, la valutazione d’impatto PIA sul trattamento dei dati è lo strumento che permette di ottemperare a tale principio

La valutazione d’impatto sul trattamento dei dati

La valutazione d’impatto PIA sul trattamento dei dati è obbligatoria per quei trattamenti che - per natura dei dati, oggetto, contesto, o finalità - presentano rischi specifici previsti dall’art. 35 di GDPR. Lo stesso articolo precisa le modalità della valutazione che deve analizzare:

I rischi connessi alla tecnologia

Continui scandali (Wannacry e Cambridge Analitica fra gli ultimi) dimostrano quanto l’avvento di nuove tecnologie imponga requisiti sempre più stringenti per tutelare il diritto alla privacy. Il principio dell’accountability, di conseguenza, vale anche per la gestione dei dati con mezzi informatici. Ciò significa che le aziende devono poter dimostrare di aver adottato tutte le misure necessarie.

I vantaggi della valutazione d’impatto PIA

Implementare una valutazione d’impatto PIA sul trattamento dei dati, anche quando non obbligatoria, porta a vantaggi per le aziende:

Siamo a disposizione per fornirvi la consulenza necessaria a implementare una valutazione d’impatto PIA sul trattamento dei dati e in generale ad offrirvi la formazione necessaria ad affrontare il cambiamento in materia di privacy . Per ulteriori informazioni, contattaci. Ci trovi ad Arzignano in provincia di Vicenza.

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