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Gestione dell’ingresso visitatori in azienda: nuovo servizio e_labo per le imprese

Chi ha un’impresa lo sa: gestire al meglio l’ingresso dei visitatori in azienda è un elemento tutt’altro che secondario. Le nuove tecnologie offrono, su questo versante, nuove potenziali soluzioni.
Noi di e_labo, in collaborazione con CRM Informatica, abbiamo lanciato un servizio specifico per la gestione degli ingressi aziendali. La partnership con l’azienda di Arzignano (VI), specializzata in servizi di consulenza hardware e software, è nata da una doppia necessità. Da un lato l’esigenza di tracciare in modo accurato gli ingressi aziendali. Dall’altro rispettare le normative in materia di protezione dei dati personali (GDPR). Da qui è nata una soluzione software per la gestione dei visitatori in azienda pratica ed efficace che migliora l’esperienza delle imprese e garantisce la sicurezza dei visitatori.

I vantaggi di un software per la gestione dell’ingresso dei visitatori

Il nuovo software di gestione dei visitatori è progettato appositamente per rispondere alle esigenze delle aziende moderne.
L’applicativo consente di registrare in modo efficiente e sicuro ogni ingresso e uscita dai locali aziendali, garantendo la massima tracciabilità e sicurezza. Il software è stato sviluppato con un’attenzione particolare alla conformità normativa, assicurando che ogni dato personale sia trattato nel rispetto della privacy e delle normative vigenti.
La digitalizzazione dei processi di gestione degli ingressi porta con sé una serie di vantaggi tangibili per le aziende e i loro visitatori. Uno dei principali vantaggi è l’eliminazione del registro cartaceo degli accessi, sostituito da un sistema digitale intuitivo e sicuro. Questo non solo riduce l’impatto ambientale legato all’uso di carta, ma semplifica anche le procedure di registrazione e di accesso.

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gestione ingresso visitatori

Maggiore sicurezza

Uno degli aspetti cruciali della gestione degli ingressi aziendali è la sicurezza dei visitatori. Grazie al nuovo sistema, è possibile accedere in tempo reale a un elenco completo delle persone esterne presenti negli stabilimenti in caso di emergenza.
Facciamo l’esempio di un’evacuazione a causa di un incendio. Il nostro software per la gestione dei visitatori in azienda garantisce che tutte le persone esterne e registrate siano facilmente tracciabili con il solo utilizzo di un tablet o di uno smartphone.

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Risparmio di tempo

Tra i vantaggi offerti dal nostro software per la gestione dell’ingresso dei visitatori in azienda c’è anche uno snellimento delle tempistiche e dei passaggi per la gestione di questa attività.

  • Al suo primo ingresso in azienda, ogni visitatore inserisce i propri dati personali nel sistema, tra cui nome, cognome, e-mail e nome dell’azienda di provenienza. In alcuni casi è richiesto anche il motivo della visita.
  • Una volta registrati, i visitatori ricevono un QR code o un codice univoco che possono utilizzare per registrare le loro future entrate e uscite dall’azienda. Basterà scansionare o inserire il codice negli appositi lettori ottici che sono installati nella reception o negli ingressi secondari dell’azienda.

Questo metodo semplifica notevolmente il processo di registrazione, riducendo al minimo il tempo necessario per accedere agli stabilimenti aziendali.

Semplicità e praticità

Nella gestione dell’ingresso dei visitatori in azienda, l’aspetto temporale è importante. Spesso il visitatore esterno è un po’ restio quando, all’arrivo, è chiamato a firmare una serie di documenti per accertare la sua entrata in un’azienda. E, soprattutto, in molti casi non si ricorda di registrare la sua uscita.
In questo senso, grazie all’implementazione del nuovo sistema digitale, il processo di ingresso diventa più semplice e immediato. Cartelli informativi posti strategicamente possono guidare i visitatori nel corretto utilizzo del QR code o del codice univoco, garantendo un’esperienza fluida e senza intoppi.

Vuoi rendere più efficace e sicura la gestione dell’ingresso dei visitatori nella tua azienda:
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