Certificare i propri processi aziendali a molti sembra un’inutile perdita di tempo. In realtà non è così. I sistemi di gestione sono infatti il migliore biglietto da visita della tua azienda, e ti spieghiamo perché.

Quando si parla di sistemi di gestione, la reazione dell’imprenditore medio non è proprio da salti di gioia. Questo perché, è vero: certificare i processi aziendali è un’operazione che richiede un investimento, in particolare in termini di tempo. Bisogna prima di tutto informarsi, per conoscere al meglio norme, procedure e iter. Poi bisogna ragionare, per studiare come adattare il proprio metodo di lavoro agli standard richiesti, e in quali punti intervenire. Infine bisogna adattarsi ai cambiamenti, cosa che spesso rappresenta la sfida più impegnativa di fronte ad abitudini consolidate.

Ok, ci può stare. Dobbiamo però partire dal presupposto che sono limiti prima di tutto mentali. I cambiamenti infatti fanno parte dell’evoluzione di qualsiasi settore lavorativo. Tanto per fare un esempio, oggi non ci sogneremmo mai di lavorare senza i computer o senza internet. Ma quando le nuove tecnologie entrarono per la prima volta attivamente nelle aziende, fu anche quella una rivoluzione.

Ecco che allora dobbiamo prima di tutto superare la diffidenza endemica che spesso si presenta di fronte alla necessità di cambiare abitudini. E poi dirci: un sistema di gestione può essermi utile? La risposta naturalmente è sì.

Il sistema di gestione: cos’è?

Andiamo con ordine. Detta in modo semplice, i sistemi di gestione sono insiemi di regole e di prassi operative indicati da specifiche norme, che un’azienda adotta per arrivare a un obiettivo. Ogni sistema è utile per organizzare l’azienda in ruoli e responsabilità, per definire procedure di lavoro e regolamenti interni, e per garantire così il raggiungimento di uno standard.

La forza di un sistema è che coinvolge tutti i settori aziendali, e che privilegia la prevenzione delle criticità, rispetto alla correzione dei problemi.

Come ci si adegua a un sistema di gestione in modo efficace?

Si parte prima di tutto da un’analisi attenta della situazione di base. Quali sono i processi operativi che caratterizzano la mia azienda oggi? Quali le performance? Dove posso migliorare? Fatto questo, si fa un raffronto con i valori indicati dalla norma di sistema scelta. Sulla base delle discrepanze tra prestazione effettiva e prestazione indicata, si capisce subito dove migliorare. Le azioni indicate per ottenere i miglioramenti diventano la nuova regola da seguire.

Perché è molto utile certificare la mia azienda con un sistema di gestione?

Ecco la risposta che racchiude tutto il senso di questo articolo. Perché adottare un sistema di gestione? Semplice: perché superata la fase “shock” iniziale, connessa al cambiamento, è una soluzione vincente su tutti i fronti. Infatti un sistema di gestione:

  • certifica una elevata sensibilità dell’azienda nei confronti delle proprie performance
  • dimostra che l’azienda conosce tutti gli aspetti delle proprie procedure operative
  • conferma che l’azienda è sempre in grado di soddisfare le esigenze del cliente

Ma sono importanti anche i vantaggi in prospettiva, perché il sistema:

  • consente all’azienda di migliorare progressivamente le proprie performance
  • dimostra a organismi di controllo (e a potenziali nuovi clienti) la capacità di rispettare gli impegni
  • aumenta la reputazione dell’azienda

Le norme di riferimento

Ogni sistema di gestione si rifà alle indicazioni contenute in una norma. La norma consente di organizzare il controllo di tutte le risorse umane, tecniche e gestionali, assegnando ruoli e responsabilità di ogni processo. È sempre la norma poi a certificare la qualità di prodotti e servizi, garantendoli in particolare agli occhi del cliente.

Attenzione: parliamo di norme, ma dobbiamo sottolineare che la loro adozione è una scelta volontaria. Però è una cosa che aiuta: la norma infatti consente di migliorare l’organizzazione, abbattere i costi legati a inefficienze, aumentare la sicurezza e il rispetto dell’ambiente, formare il personale.

Le norme ISO

L’ISO è la più importante organizzazione internazionale per la definizione di norme tecniche, sempre su base volontaria. Tra le più importanti ci sono:

  • ISO 9001 per i sistemi di gestione della qualità
  • ISO 14000 per i sistemi di gestione ambientali
  • UNI CEI EN ISO 50001 per i sistemi di gestione dell’energia
  • OHSAS 18001 per i sistemi di gestione della sicurezza e la salute nei luoghi di lavoro
  • SA 8000 impatto sull’etica e sul sociale (emessa dal SAI)
  • ISO 27001 per i sistemi di gestione della sicurezza delle informazioni

Però l’ISO non si limita a dettare le regole del gioco. L’organizzazione infatti riconosce anche l’accreditamento. E cioè: ti dico cosa devi fare per migliorare e poi sta a te decidere se farlo; se poi lo fai io attesto che l’hai fatto. E per il tuo cliente è il migliore biglietto da visita sullo standard di qualità che può aspettarsi sul tuo prodotto o servizio.

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